Je hebt er als zzp’er ongetwijfeld van gehoord en als je lekker bezig bent gaat het vaak vanzelf goed: het urencriterium. Je moet eraan voldoen om als zelfstandig ondernemer gebruik te maken van de zelfstandigenaftrek. Dat levert je duizenden euro’s belastingaftrek (en voordeel) op, dus het is de moeite waard om je uren netjes bij te houden.
Werk je jaarlijks minimaal 1.225 uur aan je onderneming? Dan ziet de Belastingdienst je als volwaardig zelfstandige en heb je dus recht op de aftrekpost. Met name in de zomermaanden kan het best lastig zijn om het gemiddelde hoog genoeg te houden.
Wat doe je als jouw klanten op vakantie zijn? Als de ondernemingen gesloten zijn en je toch uren moet schrijven? Je kunt proberen het voor en na de zomer op te vangen, maar dat valt in de praktijk niet altijd mee. En als het in het voorjaar of najaar een beetje tegenzit loop je zomaar risico het criterium niet te halen.
Wat veel zzp’ers echter niet weten is dat ook niet-declarabele uren in veel gevallen gewoon mee tellen. Daarom zetten we 7 tips voor je op een rij, om ook uren te schrijven als je even niet betaald aan het werk bent. Zo kom je ook in de zomer aan het gemiddelde dat je nodig hebt.
Zoals gezegd heb je er waarschijnlijk van gehoord, maar hoe zat het ook alweer? We zetten een paar cijfers voor je op een rij:
Door ook in de zomer uren te blijven maken wordt het een stuk makkelijker om aan het eind van de rit netjes aan het urencriterium te voldoen. Wij delen een aantal handige tips om, netjes binnen de richtlijnen van de Belastingdienst, uren te schrijven als je die maakt.
Tip: heb je door corona minder werk dan anders? De Belastingdienst heeft het urencriterium voor 2020 en 2021 versoepeld. De Belastingdienst gaat er vanuit dat je tussen 1 maart 2020 en 30 september 2020 voldoende aan je bedrijf hebt gewerkt. Dat geldt ook voor de periode van 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2021. Je mag voor die periode gewoon 24 uur per week noteren, ook als je de uren niet echt gemaakt hebt.
Dat urencriterium van de Belastingdienst is er natuurlijk niet zomaar. En ook niet om je onnodig extra administratie bij te laten houden, ook al zien sommige ondernemers het soms op die manier.
In plaats daarvan zijn er belastingvoordelen beschikbaar. De Belastingdienst vindt het belangrijk dat die voordelen terechtkomen bij de groep zzp’ers en andere ondernemers die er recht op heeft. Het gaat met name om de zelfstandigenaftrek. Door hier een voorwaarde aan te stellen is het niet voldoende om alleen een KvK-nummer aan te vragen en er gebruik van te maken.
Zonder het urencriterium zou het voor veel meer mensen makkelijk zijn om een onderneming te starten en te profiteren van het voordeel. Door het criterium te stellen voorkomt de Belastingdienst dat te veel mensen hier onterecht gebruik van maken. Dat is indirect de reden dat de aftrek relatief hoog kan zijn, zodat je daar als (echte) zzp’er optimaal van kunt profiteren.
Bovendien is de kans groot dat je jaarlijks voldoende uren maakt, als je volledig voor jouw onderneming gaat. Er zijn weinig zzp’ers die minder dan 26 uur per week werken en hun onderneming als hoofdinkomen gebruiken. Het aantal betaalde uren kan lager liggen, maar daar omheen zal je er waarschijnlijk veel tijd insteken. En is het in de zomermaanden wat rustiger? Dan is het goed om te weten welke uren je ook mee mag rekenen, ook al kun je ze bij klanten niet in rekening brengen.
Het urencriterium is vastgesteld op 1.225 uur per jaar. Dat is het aantal uren per (kalender)jaar dat je in jouw bedrijf moet steken om in aanmerking te komen voor de aftrekpost.
Let op: houd er rekening mee dat het urencriterium voor alle ondernemers gelijk is, ook als je pas net start. Dus start je jouw bedrijf in juli? Dan moet je gewoon de volledige 1.225 uur maken om voor de aftrekpost in aanmerking te komen. En start je in november of december? Ook dan is er geen sprake van een uitzondering.
Overigens is de ondergrens van 1.225 uur niet de enige regel die geldt. Wat veel ondernemers niet weten is dat je ook minimaal 50% van je tijd moet besteden aan het bedrijf. Dus werk je daarnaast ook nog in loondienst? Zorg ervoor dat je minimaal de helft van de tijd met jouw bedrijf bezig bent. Alleen op die manier voldoe je aan het urencriterium en kun je gebruik maken van de (zelfstandigen)aftrek.
Tip: ben je startende ondernemer? Als je in één van de 5 voorgaande jaren geen ondernemer was hoef je niet aan de tweede voorwaarde te voldoen. Zo kun je jouw bedrijf opbouwen naar een functie in loondienst.
Stel dat je nog in loondienst bent en ook een eigen bedrijf begint. Hoe bereken je als zzp’er dan of je in aanmerking komt voor de zelfstandigenaftrek op basis van het urencriterium? We zetten het voor je op een rij.
Als je zonder vakantie te nemen een heel jaar in loondienst zou werken gaat dat om 52 x 16 uur (52 weken x 2x 8 uur). Het gaat in totaal om 832 uur per jaar. Daarnaast zal je minimaal 1.225 uur per jaar aan jouw onderneming moeten besteden.
Dat betekent dat je, zonder vakantie te nemen, iedere week minimaal 40 uur moet werken. Dat is haalbaar. Neem je dat jaar 5 weken vakantie? Dan gaat het om bijna 44 uur per week. Dat is al wat meer, maar het moet in principe te doen zijn.
Lastiger wordt het als je 3 dagen per week in loondienst werkt. Je werkt dan 1.248 per jaar in loondienst (52 weken x 24 uur). Je moet minimaal 50% van de tijd werken aan jouw bedrijf. Het gaat dus om nog eens 1.249 voor jouw bedrijf. Samen gaat het bij 5 weken vakantie per jaar om meer dan 53 uur per week. Zonder de vakantie blijft er 48 uur per week over.
Het is belangrijk om er rekening mee te houden dat je voor het urencriterium zowel directe als indirecte uren mag berekenen. Wat dat betreft gaat het niet alleen om de uren die je voor een klant werkt.
De Belastingdienst begrijpt dat je als zzp’er niet zomaar met opdrachten voor klanten aan de slag kunt gaan. Je zal je best moeten doen om die opdrachten in de wacht te slepen. En je zal vervolgens de administratie bij moeten houden. Bovendien moet je het bedrijf inrichten en de juiste materialen inkopen.
Om die reden tellen er meer uren mee voor het urencriterium dan veel ondernemers in eerste instantie denken. Je mag ook de indirecte uren meerekenen, naast de directe uren die je bij klanten in rekening kunt brengen.
Let op: zowel de directe als de indirecte uren moet je natuurlijk netjes registreren. Alleen op die manier kun je ze aantonen bij de Belastingdienst. En zorg je ervoor dat je op basis van de 1.225 uur per kalenderjaar in aanmerking komt voor de zelfstandigenaftrek.
De directe uren voor het urencriterium zijn de meeste zzp’ers en andere ondernemers goed bekend. Het gaat om de uren die je werkt voor klanten, dus die je bij hen in rekening kunt brengen. Je kunt denken aan:
Ben je bezig met een mooie opdracht? Zodra je zit te rekenen, tekenen of zit te schrijven loopt de tijd natuurlijk mee. Door bij te houden hoeveel uren je maakt kun je die daarna bij de klant in rekening brengen. En reken je af per opdracht of op een andere manier? Zorg er voor jezelf voor dat je de uren in ieder geval wel bijhoud.
Naast de directe uren voor jouw bedrijf maak je waarschijnlijk ook heel wat indirecte uren. Veel zzp’ers staan daar niet bij stil, totdat ze optellen hoeveel tijd per week ze eigenlijk met hun bedrijf bezig zijn.
Dus volg je een cursus of lees je vakliteratuur om een betere ondernemer te worden? Dat had je waarschijnlijk niet gedaan als je gewoon in loondienst zou zijn. En belangrijker nog, het helpt je om jouw vak beter uit te oefenen. En klanten vervolgens beter van dienst te zijn. Of efficiënter te werken. Wat het doel daarvan ook is (en ook als je geen concreet doel hebt), ook de indirecte uren tellen mee voor het urencriterium.
De indirecte uren kun je op allerlei manieren maken. Deze 7 vormen keurt de Belastingdienst in ieder geval goed:
Dus ga je met het bovenstaande aan de slag voor jouw bedrijf? Houd netjes de tijd bij, registreer dat en gebruik het voor het urencriterium. Op die manier zorg je er ook de komende zomer voor dat je de gemiddelde uren zonder problemen haalt. Zelfs als het even wat rustiger is voor klanten, zodat je bijvoorbeeld uitgebreid aan de website van jouw bedrijf kunt werken.
Het is een goed idee om regelmatig een cursus te volgen. Je hebt daarbij de keuze uit verschillende soorten cursussen:
Wil je beter worden in jouw vakgebied? Tekstschrijvers leren actiever te schrijven, webbouwers krijgen nieuwe technieken onder de knie en boekhouders zorgen ervoor dat ze op de hoogte blijven van actuele ontwikkelingen. Er kunnen allerlei redenen zijn om een cursus te volgen. Zodat je beter kunt ondernemen, waardoor het niet meer dan logisch is dat deze uren meetellen voor het urencriterium.
En merk je dat je veel uren maakt, maar dat je eigenlijk te weinig aan het echte werk toekomt? Dat helpt je het urencriterium te halen, maar draagt niet bij aan een hogere omzet. Met cursussen die je helpen met time-management of efficiënter te werken zorg je ervoor dat je groeit als ondernemer. Dat je er ook persoonlijk mogelijk wat aan hebt maakt in dit geval niet uit.
Ten slotte kun je een heel andere cursus volgen. Zowel sterke leiders als coaches en anderen volgen regelmatig cursussen die helemaal niets met hun vakgebied te maken hebben. Ze stappen een andere wereld binnen, vaak buiten de comfortzone. Dat helpt ze verder te ontwikkelen, waardoor je er uiteindelijk ook als zzp’er veel aan hebt.
Dus komt er een rustige periode aan in de agenda? Schrijf je in voor een cursus. Daarmee maak je veel uren die je kunt gebruiken voor het urencriterium. Zodat je bijvoorbeeld ook in de zomermaanden het gemiddelde hoog kunt houden.
En heb je niet meteen behoefte aan een cursus, maar zoek je wel naar een manier om je kennis op peil te houden? In dat geval is het een goed idee om vakliteratuur te lezen. Je zorgt ervoor dat je bij blijft, doet nieuwe inspiratie op en leert verbanden te leggen die je zelf misschien niet meteen gezien had. Het zijn allemaal manieren waarop je ervoor zorgt dat je groeit als ondernemer. Het is een investering in je eigen ondernemerschap, dus je mag de tijd dat je leest meerekenen voor het urencriterium.
Uiteraard is de literatuur in verschillende vormen beschikbaar:
Lees je graag boeken, bijvoorbeeld over het ondernemerschap? Het is tijd die je gebruikt om jezelf te ontwikkelen, ook al voelt dat misschien niet zo. Een uurtje op de bank is heerlijk ontspannend. Maar maak je ook aantekeningen? Of leer je er op een andere manier door te denken? Het is tijd die je besteedt aan jouw bedrijf, dus die geldt voor het criterium.
En gaat het om vakbladen, magazines of tijdschriften? Ook daar steek je waarschijnlijk veel van op, dat je weer kunt gebruiken voor jouw bedrijf. Houd daarom de tijd bij die je er gemiddeld in steekt. Op die manier maak je snel meer uren, bijvoorbeeld als je iedere ochtend of avond even de tijd neemt om de actuele informatie door te nemen.
Tip: neem je de tijd om een abonnement te nemen op een geschikt vakblad of om een goed stel boeken uit te zoeken? Zelfs die tijd kun je gebruiken voor het urencriterium, omdat je bezig bent een basis van vakliteratuur te leggen voor jouw bedrijf.
De administratie schiet er bij veel ondernemers makkelijk bij in, zelfs als het ze eigenlijk heel makkelijk wordt gemaakt. Dus gebruik je een online boekhoudprogramma, maar ben je daarin niet helemaal bij? Zowel de zomermaanden als andere rustige perioden in het jaar zijn goed geschikt om die achterstand weer een keer in te lopen.
Dus merk je dat er nog een stapel (inkoop)facturen ligt? Of weet je niet precies welke betalingen er nog openstaan? Het is in de beide gevallen verstandig om dat regelmatig bij te houden. En die uren dus netjes te registreren voor het urencriterium. Ze tellen mee, zodat je makkelijker aan de 1.225 uur per jaar zal komen.
En is het niet gelukt om het goed bij te houden? Dan heb je in de zomermaanden bijvoorbeeld de kans om daar iets aan te doen. Rooster een paar (halve) dagen in, waarop je in de administratie duikt. Misschien kun je er zelfs al een paar foutjes uit halen. Dat voorkomt dat je daar aan het eind van het jaar mee aan de slag moet. Als het bijvoorbeeld een stuk drukker is in de agenda.
Als je de administratie niet zelf doet werk je daarvoor misschien samen met een boekhouder. In dat geval kun je de uren voor de boekhouding zelf natuurlijk niet registreren voor het urencriterium. Als je er zelf niet aan werkt kun je dat ook niet opvoeren als gewerkte uren. De uren die de boekhouder erin steekt gelden voor die ondernemer zelf.
Dat neemt niet weg dat je mogelijk toch uren kunt registreren, bijvoorbeeld in de rustige zomerperiode als je er samen mee aan de slag gaat. Want maak je een afspraak om er naartoe te gaan? En moet je voor die tijd gegevens verzamelen, om ze samen te bespreken? Zowel de voorbereiding, de reistijd als de daadwerkelijke afspraak die je met de boekhouder hebt kun je registreren.
Dat betekent dat het zomaar gaat om een halve dag of zelfs meer, afhankelijk van wat er allemaal moet gebeuren en wat jullie bespreken. Het zijn belangrijke uren voor jouw bedrijf, waarmee je er samen voor zorgt dat de administratie weer op orde is. Daarom mag je ze opvoeren voor het urencriterium, zodat je ook in de zomer het gemiddelde hoger kunt houden.
En ga je bedrijfsmiddelen aanschaffen, zoals een nieuwe laptop? Of moet je investeren in een specifieke machine waar je mee gaat werken? Net als wanneer je een bureau en een bureaustoel wilt kopen zal dit je wat tijd kosten.
Het kan gaan om de daadwerkelijke afspraak of het bezoek aan de winkel, net als de tijd die je steekt in de voorbereiding. Moet je bijvoorbeeld uitzoeken welke bureaustoel de meest ergonomische keuze is? Die tijd ben je kwijt, en besteed je eigenlijk aan jouw bedrijf. In die tijd zorg je er namelijk voor dat je straks de mogelijkheid hebt om goed te werken. Binnen grotere organisaties kan een HR-manager of een specialist in ergonomie dat doen. In dit geval dien je zelf de tijd te nemen om uit te zoeken hoe je zo goed mogelijk kan werken.
Dus steek je tijd in het aanschaffen van bedrijfsmiddelen en het voorbereiden om dat te doen? In de beide gevallen kun je de uren daarvoor registreren voor het urencriterium. En blijkt uit het eerste onderzoek dat je met bepaalde middelen toch niet de juiste keuze maakt voor jouw bedrijf? Je mag de uren gewoon registreren. Het gaat er namelijk niet om dat dit uiteindelijk ook leidt tot een aankoop. De volgende keer dat je opnieuw onderzoek doet kun je de uren opnieuw registreren. Het is uiteraard wel belangrijk dat je het doel hebt om de werkplek te verbeteren of een investering te doen in jouw bedrijf.
Als zzp’er is het verstandig om regelmatig contact te houden met andere ondernemers. Afhankelijk van wat je precies doet is de kans groot dat je daarbij vaak zelfstandig werkt. Sommigen vinden dat heel prettig, maar zelfs als je daarin uitblinkt kan het geen kwaad om af en toe anderen te spreken. Van hen krijg je weer nieuwe inzichten. En het is jouw kans om te valideren of de wijze waarop je werkt inderdaad de meest handige is.
Tijdens netwerkbijeenkomsten kun je nieuwe inspiratie opdoen, anderen leren kennen en gewoon even lekker stoom afblazen met anderen die hetzelfde als jij ervaren. Het zijn allemaal redenen om er naartoe te gaan. En heel interessant, je mag de uren gebruiken voor het urencriterium. Dus ga je een ochtend, een middag of een hele dag naar een (netwerk)evenement? Dan schiet dat meteen flink op voor het criterium, zodat je daar ook in de zomermaanden aan zal voldoen.
Tip: zijn er geen fysieke evenementen waar je naartoe kunt? Ook een virtuele bijeenkomst mag je natuurlijk meerekenen. Registreer netjes waar het om gaat, bijvoorbeeld als jij je aanmeldt voor een webinar. Op die manier maak je uren voor jouw bedrijf, zelfs als je daar niet fysiek aanwezig bent. Zo kom je tot de uren die je nodig hebt voor het urencriterium, ook op de momenten waarop er weinig wordt georganiseerd.
Ten slotte is het een goed idee om bijvoorbeeld regelmatig tijd te steken in de website. Het beheer daarvan vraagt tijd. Klopt de content nog, kun je nieuwe foto’s toevoegen of is het weer eens tijd voor een blogartikel? In al die gevallen moet je tijd steken in de website, die je mag meerekenen voor het urencriterium.
En heb je een rustige zomer voor de boeg, bijvoorbeeld na een drukke periode met relatief veel omzet? Dan is het een goed idee om het zelfs nog een beetje grondiger aan te pakken. Is het namelijk geen tijd voor een nieuwe website? Op de momenten waarop je erg druk bent schiet dat er vaak bij in. Het lukt dan niet om tot de juiste inzichten te komen en daar voldoende tijd in te steken.
Gebruik de zomer, of een andere rustige periode, om er echt eens goed voor te gaan zitten. Welke pagina’s heb je nodig en wat wil je per pagina bereiken? Bepaal het doel, laat een ontwerp maken en schrijf (samen met een tekstschrijver) sterke content. Zo zorg je er in de rustige maanden voor dat je tijdens de drukke periode nog meer nieuwe klanten vindt. En dat je voldoet aan het urencriterium, omdat de uren die je hierin steekt natuurlijk meetellen.
Let op: deze uren tellen niet mee
Kun je zomaar alle uren meetellen voor het urencriterium waar je als zelfstandig ondernemer aan moet voldoen? Dat is niet het geval. De Belastingdienst staat veel toe, maar er is sprake van een aantal activiteiten die je niet mag opvoeren.
Het gaat om daadwerkelijk gewerkte uren, dus bijvoorbeeld niet om uren die je stand-by staat. Dus spreek je met een opdrachtgever af dat je beschikbaar bent om de telefoon op te nemen? Die stand-by-afspraak alleen is niet voldoende. Pas op het moment dat je de telefoon opneemt en een gesprek voert ben je aan het werk. Dus kun je de uren registreren en meenemen voor het urencriterium.
Tip: sta je op stand-by voor een klant, en werk je ondertussen aan een andere opdracht? Dan kun je de uren natuurlijk wel registreren en die gebruiken oor het urencriterium. Dat doe je vanwege het andere werk dat je doet, niet omdat je stand-by staat en bijvoorbeeld de telefoon kunt opnemen.
Let op: ben je ziek of ga je op vakantie? Zelfs als je in die periode graag had willen (of moeten) werken mag je de uren helaas niet meerekenen. Het gaat voor het urencriterium alleen om de uren die je daadwerkelijk maakt. Dus besluit je op het laatste moment vrij te nemen of kom je er helaas even niet aan toe? Dan gelden die uren dus niet mee.
In sommige gevallen kom je in aanmerking voor een verlaagd urencriterium. Het gaat om twee verschillende situaties:
Heb je een arbeidsongeschiktheidsuitkering en besluit je een eigen onderneming te starten? Dat is allereerst heel stoer. En bovendien best een uitdaging. Daarom geldt er een ander urencriterium. In dit geval moet je minimaal 800 uur per jaar aan jouw bedrijf besteden. Dat is ruim een derde minder. Het betekent dat je met minder uren per week toch aan het criterium voldoet, zodat je gebruik kunt maken van de zelfstandigenaftrek voor zzp’ers en andere ondernemers.
Ben je zwanger en ga je voor de bevalling met zwangerschapsverlof? Ook in dat geval kun je gebruik maken van een uitzondering. Je mag de niet-gewerkte uren in een periode van 16 weken toch meetellen voor het urencriterium. Het is daarbij belangrijk om uit te gaan van de uren die je normaal gesproken gemiddeld per week maakt. Dus werk je iedere week zo’n 30 uur, direct en indirect? Dan zijn dat ook de uren die je tijdens het zwangerschapsverlof mee mag rekenen. Zo kun je ook in een jaar waarin je bevalt van een kleintje gewoon het urencriterium halen, om gebruik te maken van de zelfstandigenaftrek die er beschikbaar is.
En wil je de uren voor het urencriterium op een eenvoudige manier bijhouden? Dat kun je doen met een online boekhoudprogramma, zoals MoneyMonk.
We maken het je graag makkelijk, zowel op de website als in de app. Dus zoek je een manier om eenvoudig bij te houden welke uren je hebt gemaakt? Leer het jezelf aan dit even vast te leggen zodra je een taak hebt afgerond.
Tip: houd je de uren bij per project of voor een specifieke opdracht waar je aan werkt? Dan is het vervolgens heel eenvoudig om daar de factuur voor op te stellen. Zo weet je zeker dat je daarin geen fouten maakt en dat ook voor jouw opdrachtgever goed duidelijk is hoeveel je waaraan gewerkt hebt.
Met het overzicht van de uren in MoneyMonk voldoe je netjes aan de richtlijnen die de Belastingdienst stelt. Registreer dus de directe uren die je voor klanten werkt, net als de indirecte uren die je aan jouw bedrijf besteedt.
