Boekhoudprogramma of gratis boekhouden in Excel?

Name: Nederlands Genootschap voor Sportmassage (NGS)
Price range: $

07 januari 2021, 11:15

Gebruik je een boekhoudprogramma of ga je gratis boekhouden in Excel? Een belangrijke keuze voor veel (startende) ZZP’ers. Als je een goede keuze wilt maken, zowel voor nu als voor de toekomst. Als je van plan bent om flink te groeien, of als je merkt dat je het voorlopig ook handmatig nog goed aan kunt.

Het boekhouden in Excel kost meer tijd, vraagt meer handigheid en kent een groter risico op fouten. Aan de andere kant is het gratis, als je het Microsoft Office-pakket al hebt aangeschaft om gebruik te maken van Word. Wij zetten de voor- en nadelen voor je op een rij.

Tip: twijfel je tussen een boekhoudprogramma of gratis boekhouden in Excel? Het is beide beter dan een boekhouder die alles voor je uit handen neemt. Door er zelf mee aan de slag te gaan kom je meer te weten over de financiële situatie van jouw bedrijf. Wat komt er binnen en wat gaat eruit? Je bent zelf altijd goed op de hoogte.

Wat is een boekhoudprogramma?

Een boekhoudprogramma is er in verschillende vormen. Traditioneel is dit software die je op jouw computer installeert, om facturen te maken en de boekhouding te kunnen doen. Tegenwoordig doe je dat natuurlijk online, gewoon in de cloud.

Het programma maakt het je makkelijk met slimme automatiseringen, zorgt voor automatische koppelingen en waarschuwt als er iets mis lijkt te gaan. Zonder ingewikkelde boekhoudkundige termen en onoverzichtelijke rijen met bedragen.

Hoe werkt Excel voor de boekhouding?

Ga je gratis boekhouden in Excel? Het is oorspronkelijk een spreadsheet, bedoeld om statistieken en cijfers op een overzichtelijke manier te presenteren. Met de formules en eventueel de macro’s is het mogelijk om er ook de boekhouding in te doen. Je kunt een aantal bedragen automatisch laten uitrekenen, maar je zal ook veel van het werk handmatig moeten doen. Let bij de keuze voor een boekhoudprogramma of Excel daarom vooral op de tijd die je er per week of per maand in moet steken.

Voordelen van boekhouden in Excel

Twijfel je tussen een boekhoudprogramma en gratis boekhouden in Excel? Dit zijn de voordelen van boekhouden in Excel:

Gratis boekhouden binnen het Office-pakket
Je hebt waarschijnlijk al betaald voor Microsoft Office, zodat je gebruik kunt maken van Word. Je kunt dan ook gebruik maken van Excel, zonder dat je daar extra kosten voor betaalt. En heb je geen Office van Microsoft? Dan zijn er gratis alternatieven beschikbaar zoals Open Office en Libre Office.

Geen softwarepakket meer nodig
Je hebt geen softwarepakket nodig om met de boekhouding aan de slag te gaan. In plaats daarvan kun je lekker lean werken. Bijvoorbeeld met een sjabloon voor de boekhouding, waarmee je Excel in één klap omtovert naar een goede basis om in ieder geval mee van start te gaan.

Gebruik maken van sjablonen
De sjablonen zijn betaald beschikbaar en in sommige gevallen zelfs gratis. Dat betekent dat je daar op verschillende manieren gebruik van kunt maken, afhankelijk van of je daarin een investering wilt doen. En pas je het sjabloon aan? Je kunt eigen rapportages, tabellen of grafieken toevoegen voor meer overzicht.

In de cloud met Office 365
Excel is nog beschikbaar als offline toepassing, net als binnen Office 365. Je maakt dan gebruik van de cloud, zodat je overal toegang hebt tot de administratie. Ook als je jouw eigen laptop of computer even niet bij de hand hebt.

Zelf de boekhouding bewaren
Het boekhouden in Excel garandeert dat je de bestanden van de administratie gewoon zelf bij je kunt houden. Op de harde schijf van jouw computer of op een extern opslagmedium. Dat je goed beveiligt en waar je een backup van maakt, om niets kwijt te kunnen raken.

Nadelen van boekhouden in Excel

Als je nadenkt over een boekhoudprogramma of gratis boekhouden in Excel zijn ook de nadelen daarvan natuurlijk belangrijk. Die we natuurlijk ook voor je op een rij zetten:

Lang bezig met de administratie
Je bent waarschijnlijk langer dan nodig bezig met de administratie. Door de handmatige handelingen die je moet doen, die in een boekhoudprogramma geautomatiseerd zouden zijn. En wil je aan de slag met formules? Een typefout is zo gemaakt, waardoor je flink de tijd moet nemen voor doorrekeningen en de manier waarop je alles inricht.

Risico voor veiligheid en opslag
Je bent zelf verantwoordelijk voor de veiligheid en opslag van jouw administratie en gegevens. En gaat er een keer wat mis? Dan kun je niet rekenen op de support van een betaald boekhoudprogramma. Gebruik een goede firewall, antivirus software en maak backups. Om problemen te voorkomen, en om aan de bewaarplicht van de Belastingdienst te voldoen.

Handmatige btw-aangifte
De btw-aangifte komt ieder kwartaal terug en die zal je door gratis te boekhouden in Excel grotendeels handmatig moeten doen. Door de totalen op te tellen en over te nemen bij de Belastingdienst. Of zelfs door alle bedragen uit die periode bij elkaar op te tellen, met aandacht voor het juiste btw-percentage.

Risico op fouten
Hoe je ook wilt boekhouden in Excel, het risico op fouten is een stuk groter dan wanneer je gebruik zou maken van een boekhoudprogramma. Een foutje is snel gemaakt, terwijl je daar vaak pas aan het eind van het jaar achter komt. Maar liefst 95% van de ZZP’ers zonder boekhoudprogramma heeft aan het eind van het jaar een verschil op de balans.

Geen professionele indruk
Je maakt geen professionele indruk op jouw klanten. Bijvoorbeeld als je veel gegevens moet overtikken, je rekeningafschriften niet kunt importeren of kunt koppelen en als je de factuur alleen handmatig kunt laten overmaken. In plaats van met een iDeal-knop, als je kiest voor een online boekhoudprogramma.